McKinsey 7-S model ของ McKinsey Consulting สามารถใช้แก้ปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานส่วนใหญ่ภายในองค์กรหรือทีมงาน ที่เกิดจากความขัดข้องจากการทำงานในบางส่วนหรือความไม่ลงรอยระหว่างกัน ซึ่งเราสามารถใช้โมเดลนี้เพื่อค้นหาต้นตอของปัญหาที่เกิดขึ้น และหาวิธีจัดการกับปัญหาเหล่านั้น เพื่อให้องค์กรหรือทีมงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จะใช้ 7-S Model จัดการสถานการณ์ภายในองค์กรของเราได้บ้าง?
7-S Model ของ McKinsey สามารถใช้ได้กับองค์ประกอบต่างๆ ของทีมงาน ไม่ว่าจะเป็นบุคคล อุปกรณ์ หรือแผนการทำงาน ขึ้นอยู่กับว่าเราจะมุ่งเน้นการใช้งานไปที่ส่วนใดเป็นหลัก ซึ่งส่วนมากจะใช้ในเรื่องต่อไปนี้
- พัฒนาประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กร
- วิเคราะห์และคาดการณ์ผลลัพธ์บางประการที่อาจจะเกิดขึ้นกับบริษัทในอนาคต
- จัดการแผนกหรือส่วนต่างๆ ขององค์กรหลังจากที่มีการควบรวมหรือการซื้อต่อกิจการ
- เลือกการดำเนินการที่เหมาะสมที่สุด ที่จะใช้ในแผนการต่างๆ
4 แนวทางเพื่อทำความเข้าใจ McKinsey 7-S Model ก่อนนำไปใช้กับองค์กรและทีมงาน
ก่อนที่จะนำ McKinsey 7-S Model ไปใช้กับองค์กรและทีมงาน เราได้สรุป 4 แนวทาง เพื่อช่วยให้ทำความเข้าใจแนวคิดนี้ และได้สร้าง Template สำหรับนำไปใช้งานได้ง่ายขึ้น ดังนี้
- เข้าใจแนวคิดพื้นฐาน รายละเอียดของ McKinsey 7S และใช้แนวทางคำถามที่เราทำไว้ เพื่อพิจารณาสถานะปัจจุบัน (Organization Current State) ขององค์กรและทีมงาน
- แยกความแตกต่างระหว่าง ปัจจัยรูปธรรม (Hard Elements) และปัจจัยนามธรรม (Soft Elements)
- กำหนดสถานะเป้าหมายขององค์กร (Organization Target State) โดยศึกษาจากองค์กรอื่นที่ประสบความสำเร็จในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมหรือการเปลี่ยนแปลงองค์กร (Market Research)
- กำหนดการเปลี่ยนแปลงที่องค์กรควรมี ให้ทบทวนกรอบงาน 7S อย่างต่อเนื่อง เพื่อเข้าใจช่องว่างระหว่างปัจจุบันกับเป้าหมาย และสร้างแผนปฏิบัติการ (Action Plan)
รายละเอียดของ McKinsey 7-S Model
McKinsey 7-S Model ประกอบไปด้วยปัจจัยทั้ง 7 ข้อ ที่มีอิทธิพลต่อการเปลี่ยนแปลงองค์กร ได้แก่
- กลยุทธ์ (Strategy) แผนการสำหรับการดำเนินการต่างๆ เพื่อสร้างความสามารถในการแข่งขันหรือสร้างแรงผลักดันให้กับองค์กร
- โครงสร้าง (Structure) โครงสร้างขององค์กรที่ระบุตำแหน่งและหน้าที่ของแต่ละคน รวมไปถึงใครจะต้องทำงานร่วมกับใครและรับคำสั่งจากใคร
- โครงสร้างระบบ (Systems) การดำเนินงานในแต่ละวันของแต่ละหน้าที่ รวมไปถึงขั้นตอนการทำงานเพื่อให้งานที่ทำร่วมกัน สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
- สไตล์ (Style) ลักษณะของการปกครองและการวางตัวของผู้นำองค์กร
- บุคคล (Staff) บุคลากรทุกคนที่ทำงานให้องค์กร แผนการจัดบุคลากร และการบริหารจัดการคน (Talent Management)
- ความสามารถ (Skills) ความสามารถในภาพรวมของบุคลากร และความสามารถขององค์กรในการประกอบการต่างๆ
- ค่านิยมร่วม (Shared Values) เราอาจเรียกสิ่งนี้ว่า “เป้าหมายสูงสุดขององค์กร” ซึ่งในตัวของปัจจัยนี้แต่ละคนทั้งคนภายในและภายนอกองค์กรมักมีมุมมองที่ไม่เหมือนกัน แต่จุดร่วมของปัจจัยนี้ก็คือทุกๆ คนจะสามารถได้รับประโยชน์สูงสุดจากความสำเร็จขององค์กรได้อย่างไร
McKinsey 7-S Model ทั้ง 7 ข้อ อาจจะแยกเป็นอิสระจากกันหรืออาจจะมีความเกี่ยวข้องกันบางประการ (ขึ้นอยู่กับลักษณะการนำไปใช้งาน) โดยแบ่งปัจจัยทั้ง 7 ข้อออกเป็นสองส่วน ได้แก่ “hard ปัจจัยรูปธรรม” กับ “soft ปัจจัยนามธรรม”
ข้อแตกต่างระหว่าง Hard และ Soft Elements ตามปัจจัยแรงผลักดัน
Hard Elements
“Hard ปัจจัยรูปธรรม” ปัจจัยเหล่านี้เป็น ปัจจัยที่มีลักษณะเหมือนสิ่งของหรือองค์ประกอบที่สามารถจับต้องได้ สามารถแก้ไขหรือปรับปรุงได้โดยตรงหากต้องการ และเมื่อทำการแก้ไขหรือปรับปรุงแล้ว องค์ประกอบเหล่านี้จะเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง ซึ่งหากจะยกตัวอย่างของสิ่งที่จัดเป็นปัจจัยรูปธรรมก็อย่างเช่น กำหนดการณ์การดำเนินงาน ผังแสดงโครงสร้างองค์กร รายงานผลประกอบการ บันทึกหรือระเบียบขั้นตอนการทำงาน รวมไปถึงระบบจัดการด้านสาธารณูปโภคต่างๆ (น้ำประปา ไฟฟ้า คอมพิวเตอร์และระบบอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ)
- กลยุทธ์ (Strategy)
- โครงสร้าง (Structure)
- โครงสร้างระบบ (Systems)
Soft Elements
“Soft ปัจจัยนามธรรม” ปัจจัยนามธรรมนั้นส่วนมากจะเกี่ยวข้องกับส่วนของความรู้สึกของผู้คน มักเป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้หรือในบางกรณีก็มักจะเป็นปัจจัยที่เกิดมาจากผลกระทบของสภาพแวดล้อม วัฒนธรรม และประเพณีของผู้คนในท้องที่นั้นๆ ปัจจัยในส่วนนี้จะแตกต่างจากปัจจัยรูปธรรมค่อนข้างมาก แต่มีความสำคัญเท่ากันในแง่ของการจัดการองค์กร
- สไตล์ (Style)
- บุคคล (Staff)
- ความสามารถ (Skills)
- ค่านิยมร่วม (Shared Values)
แนวทางคำถามในการใช้แนวคิด McKinsey 7-S Model วิเคราะห์องค์กร
เมื่อเข้าใจรายละเอียดของ McKinsey 7-S Framework และความแตกต่างระหว่าง Hard ปัจจัยรูปธรรม และ Soft ปัจจัยนามธรรม ให้ตอบคำถามที่เตรียมไว้ใน Template ทั้ง 2 ดังต่อไปนี้
Template คำถามสำหรับวิเคราะห์องค์กรด้วย McKinsey 7-S Framework
ปัจจัยรูปธรรม (Hard Elements)
- องค์ประกอบที่จับต้องได้ คืออะไร?
- ผู้บริหารสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงได้โดยตรงหรือไม่?
- มีการจดบันทึกรายงาน หรือเอกสารอ้างอิงหรือไม่?
ปัจจัยนามธรรม (Soft Elements)
- องค์ประกอบที่จับต้องยากและต้องสัมผัสด้วยประสบการณ์มีอะไรบ้าง?
- ปัจจัยที่ทำให้วัฒนธรรมองค์กร เป็นเครื่องมือสร้างการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?
Template คำถามสำหรับวิเคราะห์องค์กรด้วย McKinsey 7-S Framework
McKinsey 7S Framework
- กลยุทธ์ (Strategy)
- แผนการดำเนินงานของเราคืออะไร?
- เราจะทำเป้าหมายของเราให้สำเร็จได้อย่างไร?
- เราจะจัดการความกดดันจากการแข่งขันอย่างไร?
- เราตอบรับต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างไร?
- เราจะปรับเปลี่ยนแผนการตามสภาพแวดล้อมอย่างไร?
- โครงสร้าง (Structure)
- เราจะแบ่งองค์ประกอบหรือแผนกการทำงานขององค์กรอย่างไร?
- เราจะปกครองคนในองค์กรด้วยระบบไหน?
- แต่ละแผนกหรือภาคส่วนจะมีกิจกรรมหรือการดำเนินการร่วมกันอย่างไร?
- โครงสร้างระบบ (Systems)
- ระบบการทำงานหลักขององค์กรคืออะไร?
- ใครคือผู้ควบคุมระบบเหล่านี้?
- สไตล์ (Style)
- สไตล์การบริหารที่ใช้อยู่เหมาะสมกับองค์กรมากน้อยแค่ไหน?
- ความเป็นผู้นำของผู้บริหารส่งผลต่อการดำเนินงานแค่ไหน?
- บุคลากรมีลักษณะที่ชอบการแข่งขันหรือให้ความร่วมมือ?
- บุคคล (Staff)
- มีตำแหน่งงานที่เหมาะสมแก่บุคลากรลงในตำแหน่งไหม?
- องค์กรยังขาดบุคลากรด้านไหน?
- มีความเหลื่อมล้ำระหว่างบุคลากรภายในองค์กรไหม?
- ความสามารถ (Skills)
- ความสามารถที่เป็นจุดเด่นขององค์กรคืออะไร?
- สิ่งที่บุคลากรมองว่าพวกเขาสามารถทำได้ดีคืออะไร?
- ค่านิยมร่วม (Shared Values)
- ระบบการทำงานหลักขององค์กรคืออะไร?
- ใครคือผู้ควบคุมระบบเหล่านี้?
เมื่อตอบคำถามทั้งหมด ควรทำการวิจัยหรือเปรียบเทียบกับองค์กรอื่นที่คล้ายคลึงกัน (วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกทางการตลาด หรือ Market Research) เกี่ยวกับวิธีการรับมือต่อการเปลี่ยนแปลงหรือวัฒนธรรมองค์กร เพื่อระบุปัจจัยที่ส่งผลต่อเป้าหมายขององค์กร
ซึ่งคำถามเหล่านี้เป็นเพียงแนวทางหนึ่งเท่านั้น องค์กรสามารถปรับแต่งคำถามให้เหมาะสมกับเนื้อหาและบริบทได้ตามเหมาะสม
เริ่มทำแผนงานเพื่อเปลี่ยนแปลงองค์กร
Template สำหรับการวาง Framework เพื่อการเปลี่ยนแปลง
สรุป
อย่างไรก็ตาม McKinsey 7-S Model ไม่ได้เป็นสูตรสำเร็จ แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรวิเคราะห์และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อช่วยให้พัฒนาองค์กรให้ไปถึงเป้าหมายได้ จะดีกว่านี้หากองค์กรใช้แนวคิดหรือเครื่องมืออื่นๆ ร่วมด้วย
หากสนใจเครื่องมือที่ช่วยพัฒนาองค์กร สามารถดูเพิ่มเติมได้ทาง Facebook page Cheewid https://bit.ly/4aXrD5g แล้วถ้าต้องการใช้เอกสารสำหรับนำไปพูดคุยกับคนในองค์กรสามารถดาวโหลดได้ที่ https://bit.ly/3dgBIRU
