ความเป็นมาของ Eisenhower Principle
จากสุนทรพจน์ใน Second Assembly of the World Council of Churches งานสัมมนาสภาโบสถ์โลกครั้งที่ 2 ของอดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา Dwight D. Eisenhower ได้ยืมเอาคำกล่าวของ Dr J. Roscoe Miller อธิการบดีประจำ Northwestern University มหาวิทยาลัยนอร์ธเวสเทิร์น ที่กล่าวไว้ว่า:
“ผมมักจะมีปัญหาอยู่ด้วยกันสองข้อเสมอๆ นั่นก็คือปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ แต่ปัญหาเร่งด่วนมักไม่ใช่เรื่องสำคัญ ขณะที่ปัญหาสำคัญก็มักไม่ใช่
เรื่องเร่งด่วนด้วยเช่นกัน”
จากข้อความดังกล่าวนั้น “Eisenhower Principle” เป็นสิ่งที่ไอเซนฮาวด์ใช้ในการจัดการทำงานต่างๆ ของเขาเอง
ความสำคัญของหลักการ Eisenhower
- ช่วยด้านการบริหารเวลา (Time-Management)
- ลดความเครียดเมื่อควบคุมเวลาและรู้สึกเร่งรีบตลอดเวลาไม่ได้
- ช่วยเพิ่มความสามารถในการตัดสินใจที่ดีขึ้น เข้าใจการจัดลำดับความสำคัญ
เมื่อนำหลักการนี้ไปใช้บริหารจัดการเวลา จะช่วยให้สามารถรับมือกับสถานการณ์เร่งด่วนเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นกับเราได้ โดยที่ไม่สูญเสียเป้าหมายในการทำงานจริงไป ซึ่งการเขียนรายการกิจกรรมและการทำงานต่างๆ ที่ชัดเจน แบ่งตามรูปแบบต่อไปนี้
- สำคัญและเร่งด่วน (Important & Urgent)
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important but not Urgent)
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Not Important but Urgent)
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not Important and not Urgent)
หลักการ “สำคัญ หรือ เร่งด่วน” ของ Eisenhower
หลักการสำคัญ (Important) หรือเร่งด่วน (Urgent) จะช่วยระบุและเรียงลำดับความสำคัญในกิจกรรมต่างๆ โดยแยกเป็นกิจกรรมหรืองานที่ต้องทำอย่างเร่งด่วน และกิจกรรมหรืองานไหนที่สามารถเว้นไว้ก่อนได้ในตอนนั้น
เรื่องสำคัญ (Important)
กิจกรรมหรืองานที่เมื่อทำแล้วนำเราไปสู่ความสำเร็จที่คาดหวัง (ทั้งในส่วนของการทำงานและเรื่องส่วนตัว) องค์ประกอบ เช่น
- ผลกระทบระยะสั้นและระยะยาว
- ผลกระทบต่อวัตถุประสงค์โดยรวม
- ผลกระทบต่อสุขภาพโดยรวม
เรื่องเร่งด่วน (Urgent)
กิจกรรมหรืองานที่ต้องทำในตอนนั้น หรือปัญหาที่เกิดขึ้นแบบไม่คาดคิด ซึ่งส่วนใหญ่มักไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของเรา แต่จะเป็นสิ่งที่เกี่ยวกับเป้าหมายของคนอื่นเสียมากกว่า ปัญหาก็คือกิจกรรมหรืองานแบบนี้มักจะดึงความสนใจของเราไปมากกว่าสิ่งสำคัญเสมอ เพราะเราจะรู้สึกว่าหากไม่ทำสิ่งนี้มันจะเกิดปัญหาอื่นขึ้นกับเราได้
ภาพรวมและรายละเอียดเพิ่มเติมของ Eisenhower Principle
Priority 1 สำคัญและเร่งด่วน (Important & Urgent)
งานหรือกิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วนมีอยู่ 2 ประเภท ได้แก่ 1. งานที่ไม่ได้คาดการณ์ว่าจะเข้ามา 2.งานที่ปล่อยไว้จนใกล้เส้นตาย ซึ่งเราสามารถป้องกันการทิ้งงานบางอย่างไว้จนถึงเส้นตายได้โดยใช้วิธีการในหัวข้อการหลีกเลี่ยงการทำงานแบบผัดวันประกันพรุ่ง
อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกครั้งที่จะหลีกเลี่ยงการผลัดวันทำงานหรือวางแผนการทำงานล่วงหน้าได้ และทางเลือกที่ดีที่สุดเมื่อเกิดเรื่องแบบนี้ คือยอมสละเวลาหรือทิ้งการทำงานตามตารางเวลาบางส่วนเพื่อจัดการปัญหาสำคัญและเร่งด่วนที่เกิดขึ้นเหล่านี้ทันที กรณีที่ทิ้งงานมาแก้ปัญหาในส่วนนี้ แล้วมีปัญหาอื่นเกิดตามมา เราอาจต้องปรับตารางเวลาใหม่ทั้งหมด
ถ้าเรามีสิ่งสำคัญและเร่งด่วนพร้อมกันจำนวนมาก ให้พยายามวิเคราะห์ดูว่าสามารถทำส่วนไหนพร้อมกันได้ และแบ่งส่วนนั้นให้อยู่ในช่วงเวลาเดียวกัน ซึ่งการทำแบบนี้จะทำให้เราสามารถเรียงลำดับการทำงานและกิจกรรมที่มีความสำคัญเท่ากันได้ดีขึ้น
Priority 2 สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important but Not Urgent)
ต้องแน่ใจว่าตารางเวลาที่จัดไว้สำหรับงานหรือกิจกรรมในส่วนนี้ กว้างและมีเวลามากพอที่จะทำให้เราสามารถทำงานหรือกิจกรรมนี้ได้อย่างละเอียดรอบคอบ ทั้งนี้ตารางเวลาที่จัดไว้ควรจะครอบคลุมถึงเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการทำงานหรือกิจกรรมนั้นๆ เพื่อป้องกันไม่ให้งานหรือกิจกรรมเหล่านี้กลายเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ
ข้อแนะนำสำหรับการแยกแยะเรื่องสำคัญกับเรื่องที่ไม่สำคัญ และการเข้าใจว่าเรากำลังทำทุกอย่างไปเพื่ออะไร มีคำถาม 2 ข้อที่จะช่วยชี้แจงกระบวนการทั้งหมดที่อยู่เบื้องหลังวิธีการของ Eisenhower
- ฉันกำลังทำอะไร? มีเป้าหมายอะไร? (Target)
- หลักการสำคัญที่ขับเคลื่อนชีวิตของเราคืออะไร? (Core Values)
Priority 3 ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
งานหรือกิจกรรมในส่วนนี้ส่วนมากแล้วจะไม่เกี่ยวข้องอะไรกับความต้องการหรือเป้าหมายของเราเลย และมักจะมาจากคำขอร้องของคนอื่น ดังนั้นเมื่อมีงานหรือกิจกรรมเช่นนี้เข้ามาให้ดูว่าจะสละเวลาในตารางงานได้หรือไม่ และถ้าไม่ได้ก็ควรบอกปฏิเสธคำขอเหล่านั้นอย่างสุภาพที่สุดเท่าที่จะทำได้ หรือพยายามโน้มน้าวให้คนที่มาขอความช่วยเหลือพยายามแก้ไขปัญหาหรือทำงานเหล่านั้นด้วยตัวเอง
ในอีกทางหนึ่งเราสามารถที่จะเป็นผู้ช่วยของคนอื่นได้ โดยการจัดเวลาว่างไว้สำหรับทำงานหรือกิจจกรรมในส่วนนี้โดยเฉพาะและต้องให้คนเหล่านั้นรู้ด้วยว่าเราจะว่างแค่ในช่วงเวลานี้เท่านั้น เพื่อที่พวกเขาจะได้มาขอความช่วยเหลือได้ถูกเวลา และเราก็จะไม่สูญเสียเวลาที่ต้องใช้ทำอย่างอื่นไปกับเรื่องเร่งด่วนที่อาจจะเข้ามาในตอนที่เราไม่มีเวลาสำหรับเรื่องเหล่านั้นอีกด้วย
Priority 4 สิ่งที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
กิจกรรมหรืองานในส่วนนี้คือสิ่งที่รบกวนมากที่สุด ควรหลีกเลี่ยงกิจกรรมหรืองานเหล่านี้ โดยเพิกเฉยต่องานและกิจจกรมในส่วนนี้ไปเลย แม้ว่าบางเรื่องจะเป็นคำขอร้องของคนอื่น คล้ายกับกรณีของงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ หากทำได้ให้ปฏิเสธคำขอเหล่านี้และอธิบายเหตุผลต่อคนที่ขอร้องว่าทำไมเราจึงทำสิ่งนี้ไม่ได้ให้พวกเขาเข้าใจ
ซึ่งการที่ทำแบบนี้จะทำให้คนอื่นๆ มองเห็นความชัดเจนและการจัดลำดับในการทำงานของเราและจะไม่ขอร้องให้เราทำสิ่งเหล่านี้ในอนาคตอีกด้วย
Template สำหรับการใส่ข้อมูล Eisenhower Principle
สรุป
Eisenhower Principle นับว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถนำไปปรับใช้ในการทำงานหรือใช้ร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราให้ดียิ่งขึ้น
